Secrétariat indépendant

Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ?

Comme pourrait le faire une collaboratrice au sein de votre entreprise, une assistante administrative indépendante vient en appui sur toutes les tâches liées à l’administratif et la gestion de votre activité. J’ai bien dit gestion et non pas comptabilité ! Autrement dit, elle peut aussi bien s’occuper de votre courrier que de la saisie et l’envoi de vos devis ou factures. De même, les relations avec l’administration, le suivi de votre trésorerie peuvent lui être déléguée.

Pourquoi faire appel à une secrétaire indépendante ?

Gain de temps

La principale raison évoquée par mes clients est le gain de temps. Même si ce service à un coût (on en reparle plus loin), il permet au dirigeant de passer plus de temps sur son cœur de métier en déléguant tout ou partie des tâches administratives et de gestion. Ainsi, le chef d’entreprise se consacrera à ses clients plutôt qu’à des activités chronophages et non productives.

Souplesse

Une autre raison également mise en avant est la souplesse qu'offre ce type de service. Vous pouvez avoir besoin d’une secrétaire pour seulement quelques heures par semaine, voire même par mois. Difficile alors d’embaucher en direct une ou un collaborateur. L’externalisation peut être une solution optimale.

Simplicité

La collaboration est basée sur un contrat de prestations. Exit donc les démarches d'embauche et les hésitations liées aux contrats de travail. Pour mes clients, cette solution a simplifié leur démarche et facilité la prise de décision.

En pratique, comment fonctionne ce service ?

Plusieurs possibilités s’offrent à vous. Dès le départ, il est important de bien définir les besoins pour calibrer à la fois le volume et la fréquence du travail à fournir, et éventuellement leur modularité en fonction de l’activité. La prestation peut ainsi être régulière ou ponctuelle, volumineuse ou plus réduite. Et concernant le lieu de travail, une secrétaire indépendante peut exercer dans vos locaux ou bien à distance. De même, l’échange et la confiance sont, à mon sens, deux valeurs primordiales dans les relations entre le chef d’entreprise et la secrétaire indépendante. Tous deux sont des dirigeants, il ne peut y avoir de relations de subordination. On est bien dans le cadre d’un contrat de prestations.

Quels sont les tarifs d’une secrétaire indépendante ?

Il y a 2 façons de calculer le coût d’une prestation.

En fonction de la prestation réalisée

A la tâche effectuée, c’est très précis et chaque acte est tarifé. Le revers de la médaille, c’est qu’il est difficile pour un client potentiel d’évaluer rapidement ce que pourrait lui coûter cette prestation.

Un tarif à l'heure

Soit on opte pour un tarif horaire, plus simple à utiliser, mais peu lisible lorsqu’on veut comparer plusieurs prestataires tellement les disparités peuvent être importantes. La fourchette de prix va, ainsi, de 17€ à 50€HT/heure.

Qualité et prix

Je considère que la capacité d’adaptation, la réactivité et le sérieux nécessaires aux prestations de secrétariat indépendant doivent être rémunérés à leur juste valeur. C'est ainsi que je fixe mes tarifs. Chaque dirigeant, également conscient des charges relatives à une activité indépendante, doit alors se faire sa propre idée de ce qu’il attend de ce service et du gain qu’il pourra en tirer. Et ainsi du prix qu’il est prêt à payer pour obtenir ce service.