Quand on démarre une activité indépendante, que l’on choisit de se lancer dans l’aventure de entrepreneuriat, on n’a pas trop de clients (voire même pas du tout !). Donc on a du temps, mais pas trop d’argent ! Alors on est un peu sur tout les fronts en même temps : commercial, marketing, administratif, productif…
Petit à petit, le carnet de commande se remplit, et on a une fâcheuse tendance à laisser de côté ce qui nous plait le moins : les papiers, la paperasse, les mails qui finissent par “gouv.fr”, ou pire “urssaf.fr” ! Jusqu’au jour où vous recevez un courrier vous alertant du paiement de votre CFE.
“La CFE, c’est quoi ce truc ? Dans 15 jours c’est Noël, j’ai tout dépensé dans mes premiers cadeaux de #FreelanceEntièrementAutonomeFinancièrement !” Prise de conscience immédiate ! Deux choix s’offrent à vous : consacrer, chaque jour, le temps nécessaire à la gestion administrative et financière de votre activité, ou bien déléguer !
1 – Une secrétaire indépendante = gain de temps… et d’argent
En effet, on l’a déjà dit, on ne dénombre pas moins de 5 casquettes sur la tête d’un chef d’entreprise ! Il faut l’avouer, même avec des compétences multiples, on ne peut pas être efficace à 100% sur l’ensemble de ces métiers. Car ce sont de vrais métiers avec des savoir-faire et des savoir-être bien spécifiques. La clé est là, en tant qu’indépendante, j’ai confié une partie de ma communication à un web designer pour consacrer du temps à d’autres tâches essentielles pour le développement de mon activité.
Il en est de même pour la gestion administrative et financière de votre activité. Le temps que votre assistante indépendante va consacrer à faire le tri, ranger, puis à mettre en place un fonctionnement hebdomadaire rigoureux, sera autant de temps de libéré pour vous investir dans votre cœur de métier. Vous serez plus efficace sur votre prospection commerciale ou le réseautage.
Le suivi client devrait aussi vous permettre non seulement d’améliorer votre trésorerie mais aussi de gagner en efficacité par la relance et le suivi des devis transmis.
Au final, ces avantages et ces gains vont couvrir cette prestation et augmenter le chiffre d’affaire.
2 – Je n’ai pas de bureau : elle télé-travaille aussi !
Mais au fait, qui dit secrétaire, dit bureau, ordi, stylos…Non, ça c’était avant ! Comme tous les autres professionnels du tertiaire, les secrétaires indépendantes utilisent aussi internet, les connexions et impressions à distance, les espaces de co-working… On peut également envisager un système mixte, qui combine à la fois des rencontres dans un tiers-lieux pour l’échange de documents et le travail à distance.
Tout dépendra des besoins de chacun et de la façon d’organiser ce partenariat. Il est vrai que cela peut générer quelques interrogations au départ sur le fonctionnement quotidien, mais très vite les outils et moyens de collaborer efficacement sont mis en place.
3 – Fini les cauchemars sur les extensions en gouv.fr
Les boîtes mails ne cessent de déborder de messages plus ou moins utiles (plutôt moins que plus d’ailleurs :)). En faisant appel à une secrétaire indépendante, plus question de louper des mails importants venant des administrations et autres interlocuteurs importants de votre entreprise. La maîtrise du calendrier des échéances fiscales et sociales vient compléter les échanges à ce sujet avec le comptable et l’organisation des transferts d’informations avec lui. Petit bonus, les contacts avec les administrations ne lui font pas peur ! Votre assistante parle couramment leur langue !
4 – Je peux enfin renvoyer une facture à un client en moins de 15 jours
Le maître mot dans ce domaine, c’est l’ORGANISATION. Les différents papiers sont classés au bon endroit, numérisés quand c’est possible et nécessaire. Du coup, ça fait vraiment “pro” et sérieux de renvoyer dans l’heure une facture ou un devis à un client, ou mieux à un prospect ! On gagne en crédibilité, donc en confiance, donc en recommandations probables. Et ça, c’est bon pour le chiffre d’affaire.
Au final, le plus difficile n’est pas tant de se décider de faire appel à une secrétaire indépendante, mais bien de trouver le ou la prestataire qui vous convient.
En attendant, dites-moi comment vous organisez la gestion de vos tâches administratives.
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